各有关单位：
根据今年学校档案工作安排,2009年档案移交工作已经开始,请各单位近期将2009年产生的所有文件、归档材料移交学校档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下：
    一、归档范围：
    1、2009年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
    各单位文件材料归档范围请参照《河北农业大学档案管理规章制度汇编》（11.18日培训会上领取的2002版）。
    2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
    3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。　
    4、根据档案馆对各单位历年档案移交情况的统计，发现部分单位未能及时按照学校规定要求移交各年度的档案资料，容易造成学校档案资料的丢失，也会影响到查阅和利用。请各单位认真对照档案归档范围，对2008年之前尚未移交的档案材料一并整理、移交。
    二、归档要求：
    1、各部门要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。
    2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。
    3、文件类的归档材料归档时。校内发文要附文件正本、底稿、发文签,有附件的文件材料要附附件。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料。
    4、请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
    5、教学、科研、基建、出版、设备及其科技开发等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。
    6、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范（一律使用A4纸）。
    7、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
    8、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸档案相符的标题及时间。
    9、移交的归档材料整理完好后，各归档部门根据档案馆给予兼职档案员的帐户、密码进入档案管理系统进行著录，各单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向档案馆工作人员联系咨询。
    三、档案的移交：
    1、归档验收：
     移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
    2、移交手续：
    归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
    移交表可到档案馆领取。
    3、归档移交时间：
    党政管理部门和能按年度归档的部门，请于2010年4月30日前移交2009年度归档材料。
    教学部门和需按教学年度归档的部门，请于2010年4月底前移交上一教学年度的归档材料。
    科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
    其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
    档案移交地点：档案馆（东校区老办公楼二层208室）
    联系电话：0312--7521319
    特此通知
 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　河北农业大学档案馆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2009年9月8日