一、档案馆的复印机须由专人使用并作日常维护，如不在时应交待他人代管。每日上班时打开机器待用，下班前关好机器和门窗，切断电源。复印员要有责任心，对所复印的材料要严格把关、登记，数目清楚。
二、本馆复印机主要用于提供复印少量重要的档案资料，一般不提供大量翻印之用。
三、本馆复印机除为本部门工作服务外，可以承担因利用档案需要的对外复印服务，并按有关规定收取一定的复印保护费用。
四、凡复印档案资料和文件，均需凭介绍信或身份证等有效证件办理登记和审批手续。
五、上级文件和领导人内部讲话材料或本单位制发的秘密公文及科技资料，原则上不准复印，情况特殊确需复印时，由有关单位书面申请，负责人签字，经档案馆馆长审查，报校保密委员会主任和主管校长或原发文机关领导，批准后，可按审批意见复印，并严格登记。
六、对复印的密件要严格控制复印数量，多余份数应及时销毁；对复印非密件的废页，也应做相应处理，不能随意带出复印室。复印员不看、不传。
七、严禁复印绝密级文件、资料。   
八、严禁复印中央、省、市委和国务院、省、市政府“密级”以上文件，严禁复印中央、省、市负责同志的重要讲话稿及上级规定不准翻印的其他资料。
九、利用者如复制本馆大批档案材料（证明性材料除外），一律由本馆登记后寄往利用者所在单位档案部门保管。