一、为进一步规范本馆硬件设备及软件的使用和管理，加强对公有财物的保护，特制定本制度。本制度所指对象包括档案馆所购买和保管的各种硬件设备（计算机、打印机、复印机、扫描仪、刻录机等）、软件（档案管理系统）以及相关档案设备等。
　　二、本馆所有硬件设备、软件及档案设备必须由专人负责管理；管理员必须定期对各种办公设备进行清理检查，确保设备处于正常使用状态；用电设备要按时进行线路检查，防止漏电、打火现象，确保设备、库房的安全，对故障设备应随时登记，并及时向馆长汇报后妥善处理。
　　三、本馆所有硬件设备、软件一律不得擅自外借或挪作非工作事务用。确有特殊需要借用设备或软件的，必须经馆长批准，由管理员办理好借用手续后方可使用。归还时管理员必须检查设备的完好程度，如有损坏丢失，由当事人负责维修或赔偿。　
       四、非本部门人员未经许可不得擅自使用本馆设备及软件，严禁擅自对计算机中的任何数据、程序进行删改。
       五、档案管理系统数据库由专人管理，定期进行系统维护、数据汇总和备份，备份的软盘要妥善保管，做好标签，以防数据丢失。　
　　六、本部门所有工作人员必须爱护办公设备，节约使用办公耗材，对个人经常使用的计算机负责清洁和维护。各种设备使用说明、保修卡、用户手册等相关文字材料由管理员统一收集整理后立卷归档。