为进一步加强我校档案的二级管理，充分发挥档案工作统一领导、分级管理的作用，根据中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》、《河北农业大学档案管理办法》的有关规定，特制定本办法。
第一条 学校档案二级管理部门是指档案不能集中到档案馆进行统一管理的部门（即电教室、标本室、图片室、中兽医学院档案室、海洋学院档案室等），其档案管理工作属于学校档案工作的重要组成部分。所在单位应将档案二级管理部门的工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作并加强领导。
第二条 档案二级管理部门行政上受所在单位领导，业务上接受学校档案馆的指导、监督与检查。所在单位应指定一名负责人分管本部门档案工作，并根据实际需要配备专（兼）职档案工作人员。
第三条 档案二级管理部门具体任务是：
（一）认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规，完成学校档案馆下达的各项档案工作任务；
（二）遵照上级和学校有关规定，结合本单位具体情况，制定二级档案管理部门的档案管理办法和措施，加强对档案工作的科学管理；
（三）负责对本单位档案形成部门或人员进行监督和指导，积极参加学校组织的档案工作检查、评比和经验交流等活动；
（四）负责本单位所形成的档案的收集、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，并向校档案馆移交档案目录（纸质、电子档案目录两套）；
（五）负责对本单位有关人员进行档案安全与保密教育，严格履行查借阅手续，确保档案信息安全；
（六）积极组织有关人员参加档案业务培训、档案学术和信息交流活动，开展档案理论和实践的研究，不断提高档案工作者的业务素质和管理水平。
第四条 档案二级管理部门的专（兼）职工作人员应努力学习马列主义、毛泽东思想，邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养，结合工作实际，做好平时立卷工作，并积极为利用者提供服务。具体业务工作要求包括：
（一）负责与本单位有关人员联系，做好应归档文件材料的收集、整理、归档工作，并保证应归档文件材料齐全、完整、系统。
（二）负责按学校档案管理的有关规定，对应归档文件材料编写页（件）号，填写卷内目录、备考表，并拟定案卷标题，经档案馆审查后，认真装订。每年向档案馆报送新增档案目录和统计年报表备案。
（三）努力学习档案专业知识，积极参加档案馆组织的业务培训和有关活动，并主动与档案馆联系，接受其监督和指导。
第五条 档案二级管理部门的工作人员应保持工作稳定性，如需调换岗位，应向档案馆备案并向接任人办理相关交接手续后，方可离任。
第六条 档案二级管理部门开展工作所需档案设施经费由所在单位解决，所在单位应根据实际需要按照有关要求解决档案库房及办公必备设施。
第七条 档案二级管理部门不得擅自销毁任何档案。