河北农业大学档案管理办法

时间:2018-06-01

 

第一章  总 则

 

第一条 为了加强我校档案工作,进一步提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用,为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》文件精神,结合我校实际情况,特制定本办法。

 第二条 本办法所称档案,是指全校在教学、科研、党政管理和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像资料等。 

   第三条 我校档案工作实行统一领导,分级管理的原则。确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用。

第四条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,是学校历史发展的真实记录。学校必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策,把档案工作纳入学校整体发展规划、列入议事日程,保持档案工作与学校各方面工作的协调发展,加强对档案工作的领导和管理。

第五条 各部门在档案工作中应逐步做到三纳入四同步,即:将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划,纳入考核管理机制,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

 

第二章 领导体制、机构设置和任务

 

第六条 我校档案工作受河北省教育厅及河北省档案局的直接领导,同时接受以上单位的业务指导、监督和检查。

第七条 我校档案工作在档案工作委员会的领导下,实行统一领导,分级管理。档案工作委员会由分管档案工作的副校长担任主任委员,其它委员由学校各有关单位分管档案工作的负责人担任。

第八条  档案工作委员会的职责是:领导全校档案工作;协调各单位落实档案工作的三纳入四同步;负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核;审议通过学校档案工作的规划、计划、总结;统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

第九条 学校设立档案馆,处级建制。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供本校档案的科学文化事业机构,具有行政和业务双重职能。档案馆对党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、外事、财会、声像、实物等综合档案实行集中统一管理(保定校区)。各单位必须明确一名负责人分管本单位的档案工作,并根据实际情况,配备专职或兼职档案管理人员,以档案馆为主体共同构建全校档案工作网络。

  第十条 学校对于某些需要特殊条件保管或利用频繁,并具有一定独立性的档案,可根据实际需要设立档案管理和业务的分支机构――档案室。档案室的档案工作受档案馆和业务主管部门的双重领导。

设立档案室的单位应当确定一名领导分工负责档案室的工作,并指定专人完成本部门档案的收集和整理工作,每年向档案馆报送新增档案目录和统计年度报表。

第十一条 本着便于保管利用的原则,秦皇岛海洋学院、定州中兽医学院分别设立档案室。

  第十二条 学校档案馆的基本任务:

  (一)宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律、法规、政策和规定,执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范; 

(二)规划全校档案工作,拟定本校档案工作规章制度,并负责落实和检查执行情况;

(三)负责对全校各部门的档案工作进行监督和指导,切实履行档案行政管理职能;

(四)组织全校专、兼职档案工作人员业务培训,负责指导档案室的有关工作;

(五)负责本校档案及有关资料的接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管、开放和利用等工作;

(六)负责编制检索工具,编辑出版档案史料和参考资料,多形式深层次开发档案信息资源,逐步把档案馆建设成为档案的保管基地、爱国主义教育基地和服务学校与社会的信息中心;

(七)参与学校信息化建设和国家档案资源的整合,开展多方面的协作,促进档案信息交流;

(八)积极开展档案宣传、学校研究和交流活动;

(九)严格执行保密制度,负责保密资料的管理工作; 

(十)完成上级部门和校领导交办的任务。

 

第三章 档案队伍建设

 

第十三条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,遵纪守法,保守党和国家的机密,热爱档案事业,忠于职守,刻苦钻研业务,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十四条 学校档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数由学校根据规模及馆藏档案数量等实际情况确定,保持人员的相对稳定。

第十五条 学校各级领导应为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件,专(兼)职档案人员必须参加有关的档案业务培训及现代技术的学习,为提高学校档案工作现代化管理水平奠定基础。

第十六条 学校档案工作人员属档案专业技术人员,其职称和待遇按有关规定执行。

 

第四章 经费、库房和设备

 

第十七条 学校档案工作所需经费,列入学校预算。

第十八条 根据我校发展规模和馆藏档案数量的增加,学校为档案馆提供符合档案管理要求并能适应现代化管理的档案工作用房。

第十九条 为落实档案保护措施、逐步实现档案管理现代化,学校有计划地为档案馆配置必要的现代办公设备。

 

第五章 文件材料的归档、移交和接收

 

第二十条 全校档案划分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物十二个门类。学校应建立和不断完善立卷归档制度,把各类文件材料的收集、立卷和归档工作纳入学校和部门工作计划;纳入管理制度;纳入教学、科研和管理人员的职责范围。做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第二十一条 本校各项工作与档案工作应实行四同步管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

(一)学校在党政管理活动中形成的文件材料,应严格按照文书处理程序办理。文件材料办理告一段落或全部完毕后,承办人应该把原稿、正文及有关材料整理好,交本部门文秘人员即兼职档案员保存,以便立卷归档。

(二)学校各教学管理部门和院、所应建立健全教学文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档制度,确保每一个教学年度在教学管理工作中形成的文件材料完整、准确、系统(包括博士生、硕士生、本科生、专科生、成人教育等不同层次、不同学制的学生培养过程中的全部教学文件材料)。教学文件材料分别由研究生学院、学科建设与学位管理办公室、教务处、学生处、成教学院归口整理、立卷、归档。

(三)在科研工作中,科研管理部门和各院、所应做到下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成收集情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研文件材料同步;上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。

(四)在基本建设中,基建部门应该在项目申请立项时便开始进行文件材料的收集、整理、审查工作,项目竣工验收时完成文件材料的归档和验收工作。

第二十二条 我校实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。一般由立卷人按照文件材料的自然形成规律,进行系统整理组卷,以保持其有机联系,便于保管利用。然后编排页号或件号,填写卷内目录及备考表,拟写案卷标题,注明密级和保管期限,交档案馆工作人员检查合格后办理移交手续。档案馆应派人指导立卷工作。

第二十三条 学校对科研成果、基建工程、仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案人员参加。有关部门应会同档案馆对应归档的文件材料进行审查,签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料者,不予验收、盖章,不予上报成果、结算经费。

第二十四条 学校各类文件材料的归档范围:

(一)党政管理类

主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录;各党政部门的工作计划、总结;上级机关与本校关于人事、行政、党务管理的文件材料。

(二)教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(三)科研类

主要包括科研管理部门、单位、个人在科研管理和科研实践中形成的具有保存价值的文件材料。

(四)基本建设类

主要包括基建管理部门在基建管理和工程项目建设、修缮、改建过程中形成的具有保存价值的文件材料。

(五)仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 

(六)产品生产与科技开发类

主要包括校办产业管理部门和生产单位在产品设计、生产及科研开发过程中形成的具有保存价值的文件材料、样品或样品照片、录像等。

(七)出版类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其它学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(八)外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的文件材料;授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

(九)财务类

财务管理部门及有关部门在财务管理和会计核算过程中形成的具有保存价值的文件材料及报表、账簿、凭证等。

(十)声像类

声像管理部门及有关部门在声像管理和声像载体材料制作过程中形成的具有保存价值的文件材料及照片(底片)、影片、幻灯片、缩微胶片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

(十一)实物类

主要包括学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动,以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。 

以上各类系指归档范围,归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第二十五条 归档的文件材料应质地优良,书绘工整,图样、声像清晰;不得用易褪色、易变质的材料书写,必须用碳素、纯兰或兰黑墨水笔书写;不能用金属物装订,以便保存。

第二十六条 归档时间应按以下要求:

(一)党群、行政、出版、外事类档案应于次年六月底前归档;

(二)教学类档案应在次学年度寒假前归档;

(三)科研类档案在项目完成鉴定后两个月内归档;

(四)基建类档案应在项目竣工验收并决算后两个月内归档;

(五)设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档;

(六)财会类档案应于每年年终立卷,由财务部门保管三年,于次年六月底前归档;

(七)产品与科技开发类档案应于试制鉴定后或正式投产后两个月内归档;

(八)声像类档案应于每年年终立卷,于次年六月底前归档;

(九)实物类档案应于次年六月底前归档。

第二十七条 学校各部门向档案馆移交档案时,必须办理交接手续,填写移交清单一式二份,双方清点无误后签字、盖章,各执一份存查。

第二十八条 学校专兼职档案工作人员有责任检查、督促、指导立卷人员做好文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

第二十九条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向本校档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

对于学校中的个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行收集。

第三十条 学校档案馆要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

 

第六章 档案管理

 

第三十一条 我校档案实行统一领导,分级管理,保定校区各部门档案按规定向学校档案馆移交,档案馆要对各部门移交档案进行分类、编号、排列。

秦皇岛海洋学院、定州中兽医学院单独保管,学校档案馆对其进行业务指导、监督、检查。

第三十二条 学校档案馆对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并登记造册报经校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。销毁档案时,须由两人押运并监销。监销人员要在销毁清册上签字,销毁清册应永久保存。

第三十三条 学校档案馆应指定专人负责进行下列统计工作:

(一)对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用情况进行统计;

(二)按照有关规定,向省教育厅报送档案工作基本情况统计表。

第三十四条 各类档案保管期限。根据学校各类档案的保存价值分为永久、长期(16-50年)、短期(15年)三种保管期限。

(一)凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

(二)凡反映学校一般工作活动的,在长时期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;

(三)凡在短期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。

第三十五条 档案密级的划分,应由立卷单位确定后在案卷封面上用铅笔标明,然后由档案馆和保密负责人审查、调整。

第三十六条 严格执行安全保密制度,档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。特殊载体和重要、密级档案专柜存放。

第三十七条 档案馆对于我校个人在其职务活动中形成的重要文件材料,可通过征集、代管等形式进行管理,学校应对个人捐赠档案者给予一定的奖励。

第三十八条 档案库房与技术设备的管理,档案馆应有专人负责,并建立健全有关规章制度。

第三十九条 档案馆应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复或复制。

第四十条 学校档案馆库房要做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全措施。并保持库房和馆区的整洁、卫生。对馆藏档案和资料的保管情况要定期进行检查,遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。

 

第七章 档案的利用与开放 

 

第四十一条 学校档案馆要积极创造条件,按照国家有关规定向学校和社会开放档案。

学校档案馆开放档案,应遵循下列规定:

(一)凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制;

(二)本校工作人员因工作需要可以直接查阅、借阅本单位归档的档案,若查阅非本部门归档的、带有密级的、限制使用的档案,须持单位介绍信并经立卷部门负责人同意方可查阅;

(三)利用者要求复制档案,一般由档案馆负责办理,并按照规定合理收费;

(四)凡个人利用档案的,按有关规定收取费用;

(五)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍,校长批准;

(六)外国机关或个人要求利用档案,应按国家有关规定办理;

(七)凡摘抄、复制档案经学校档案馆核准并加盖公章,方能生效;

(八)利用档案必须严格遵守档案利用制度,确保档案的完整与安全。尤其借出的档案不准带到公共场所或家中,不得卷折、污损、涂改、转借、遗失。档案归还时档案馆要认真检查、注销,如有损坏、丢失档案者,须及时报告学校领导,严肃处理;

(九)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第四十二条 学校档案馆应设立专门的阅览室,并提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南、档案馆指南等。

第四十三条 学校馆藏档案属下列情况之一者不宜开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的;

(五)学校重要会议记录。

第四十四条 对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经档案馆馆长同意。 

第四十五条 学校档案馆所保存的档案,主要供本校利用。其它单位或个人需要查阅时,应持介绍信,经馆长批准后,方可查阅。若利用的档案涉及重大问题或国家秘密,须经主管校长批准。

第四十六条 学校档案馆必须编制必要的检索工具。著录标准按国家标准DA/T181999《档案著录规则》执行。

第四十七条 学校档案馆应积极开展档案的编研工作。 

第四十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经档案馆馆长批准。

第四十九条 学校档案馆应采取多种形式,如举办档案展览、陈列等,积极开展档案宣传工作。

 

第八章 考核、奖励与处罚

 

第五十条 学校档案馆应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。根据学校考核制度和档案人员岗位职责,对档案工作成绩突出的单位和个人给予表扬和奖励。 

第五十一条 对于违反本办法的行为,参照《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定予以追究主管领导和当事人的责任。

 

第九章 附 

 

第五十二条 本办法由档案馆负责解释。

第五十三条 本办法自公布之日起施行。学校原公布的有关档案工作的规定同时废止。

 

 

 

 




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