河北农业大学档案馆接收立档单位档案规定

时间:2018-06-01

 
为进一步加强我校档案接收工作,确保档案的完整和进馆档案的质量,维护学校历史的真实面貌,实现档案的标准化、系统化,使我校档案能够及时有效地得到保护和利用,根据原国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》以及国家档案局颁发的《档案馆工作通则》及河北省人民政府颁布的《河北省档案接收和收集管理办法》(省政府[2001]第22号令公布)精神,结合我校实际,特制定本规定。
第一条 学校档案馆收集和接收工作的基本指导思想是:在维护学校历史真实面貌的前提下,根据档案分级管理的原则,将应该由学校档案馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案,完整齐全地接收进馆,建立内容丰富、结构合理、具有河北农业大学特色的馆藏体系。
第二条 各单位必须按照《河北农业大学档案管理办法》、《河北农业大学档案实体分类法与档案工作业务规范》进行收集、整理、立卷、移交档案。凡反映本单位主要职能活动的各个门类(包括文书、科技、会计、统计以及其它专门档案)、各种载体(包括录音带、录像带、光盘、照片等形式档案)、各个历史时期形成的档案及各种有价值的资料(如年鉴、统计资料、文件汇编等)均应收集齐全、整理立卷,按规定向档案馆移交。
第三条 全宗内的档案分类要科学合理。一个全宗应按统一的分类方案进行分类,不能随意变动,要保持它们一致性和连续性。分类方法具体详见《河北农业大学档案实体分类法与档案工作业务规范》
第四条 保管期限的划分。根据我校《河北农业大学档案实体分类法与档案工作业务规范》,准确划定档案的保管价值。划定永久、长期、短期三种保管期限。进馆的档案必须具有永久和长期保存价值的档案。
第五条 对重点档案、电子档案等学校各方面急需广泛利用的档案,经协商同意,学校档案馆可提前接收进馆;撤销单位和临时机构工作结束后,其档案按有关规定整理后可以向学校档案馆移交。
第六条 进馆档案必须经过鉴定、保管期限划分准确。为避免进馆档案的大量重复,鉴定工作中要注意以下几点:
(一)凡列入学校档案馆档案收集范围的单位,其自己形成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案,原则上一律进馆。
(二)凡列入进馆单位之间相互发送的重要文件,除请示与批复、合同、协议和重要的来往函件外,一般由发文单位归档进馆,收文单位的上述档案不予进馆。
(三)上级党政机关、业务主管部门发布的文件,分别由校级党政机关和业务主管部门归档进馆,其它部门保存的上述档案原则上不予进馆。
第七条 组卷原则和具体要求。进馆档案的案卷整理应以“保持文件之间的历史联系,便于保管和利用”为原则。具体要求如下:
(一)同一类型、同一问题的文件要作为有机联系的一个整体立卷。正文与附件、正本与底稿、请示与批复、转发与原件、来文与复文,均应保持密切联系,放在一起立卷。两个以上问题的案卷,分别应将同一问题的文件集中,然后按问题重要程度、时间顺序进行排列。
(二)文电要统一立卷。
(三)卷内文件材料排列要条理、系统,一般可按问题、重要程度、时间顺序排列。
(四)卷内文件数量要适当,案卷厚度原则上不超过一厘米,最厚不超过二厘米。
(五)卷内文件材料统一编写页码,正面页码标在右下角、反面页码标在左下角,无画面处不编。
(六)卷内目录上的项目要填写齐全,文件标题不能随意更改或简化,标题不确切的,应按文件内容另拟一个文件标题填上,以利查找(另拟的标题应用中括号标明,以示区别)。
(七)卷内备考表应填写卷内需要说明的问题,立卷人、检查人要签名,以示负责。
(八)案卷标题要简明确切,充分揭示卷内文件内容。标题一般反映责任者、问题、文种三部分,统计报表之类增加“年度”特征来区别,案卷标题字数一般不超过50字。
(九)案卷装订要结实美观,装订前要去掉卷内文件上的金属物,对破损的文件要进行修补。案卷的底边和右边要取齐(对不规范的文件,要进行贴边托裱),用线绳装订,要结实整齐,不掉页、不倒页,不压住文件字迹。
第九条 案卷排列应严格遵守档案分类方案。先将永久、长期、短期三种保管期限的案卷分开,然后在每种保管期限内按问题、重要程度、时间、机构进行排列,力求保持卷与卷之间的有机联系,最后编定案卷顺序号。
第十条 案卷整理无误后,按档案管理软件系统著录标准进行著录。著录标准详见《河北农业大学各类档案软件系统著录规定》。
第十一条学校各单位向学校档案馆移交档案时,必须办理交接手续,填写移交清单一式二份,双方清点无误后签字、盖章,各执一份存查。
第十二条 归档文件的整理按照《河北农业大学档案实体分类法与档案工作业务规范》实施。 
第十三条 本《规定》自公布之日起实施。
 

                                   河北农业大学
                                  二○○七年十二月六日

 



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