河北农业大学档案立卷归档制度

时间:2018-06-01

 
一、立卷归档范围
凡是反映我校教学、科研、党政管理等各项工作活动并具有查考价值的各种不同载体的文件材料均属归档范围。
1、党群类:各党群工作部门在其工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。
2、行政类:各行政管理部门在其工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。
3、教学类:学生工作部门、教学管理部门在学生管理、教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。
4、科研类:科研管理部门、单位、个人在科研管理和科研实践中形成的具有保存价值的文件材料。
5、产品与开发类:校办产业管理部门、生产单位在产品设计、生产及科研开发过程中形成的具有保存价值的文件材料。
6、基建类:基建管理部门在基建管理和工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料。
7、设备类:仪器设备管理、使用部门在仪器设备管理、购置、安装、使用、改造、维修过程中形成的具有保存价值的文件材料。
8、出版类:报、刊编辑部门在报、刊、书等出版管理和出版过程中形成的具有保存价值的文件材料。
9、外事类:外事管理部门及有关部门在外事管理和出版活动中形成的具有保存价值的文件材料。
10、财会类:财会管理部门及有关部门在财会管理和会计核算过程中形成的具有保存价值的文件材料及报表、账薄、凭证等。
11、声像类:声像管理部门及有关部门在声像管理和声像载体材料制作过程中形成的具有保存价值的文件材料及照片(底片)、影片、幻灯片、缩微胶片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。
12、实物类:各党政管理部门、单位、个人在其工作活动中形成的具有保存价值的印模、锦旗、奖状、奖杯等实物载体的材料。
    以上各类文件材料的详细归档范围见《河北农业大学档案实体分类法与档案工作业务规范》。各部门、各单位必须按规定收集、整理、立卷,向学校档案馆移交,任何单位或个人不得据为己有。
二、不归档范围
1、上级机关的文件
(1)上级机关任免,奖惩非本校人员的文件。
(2)上级机关普发供参阅不办的文件材料。
(3)上级机关发来临时性、事务性的文件。
(4)上级机关发来供工作参考的抄件。
(5)上级机关征求意见未定稿的文件。
2、本校的文件材料
(1)重份文件。
(2)无查考利用价值的事务性、临时性文件。
(3)未经会议讨论,未经领导审阅签发的未生效文件,电报草稿及一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校队稿。
(4)无特殊保存价值的信封,一般性询问、建议、意见、人民来信。
(5)各部门互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等。
(6)本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。
(7)为参阅目的从各方面收集的文件材料。
3、同级机关和非隶属机关的文件材料。
(1)参加同级机关或非隶属机关召开的会议形成的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
(2)同级机关或非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
三、归档时间
1、党、政类档案应在次年五月底前归档。
2、教学类档案应在当年十二月底前归档。
3、科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档。
4、基建类档案应在项目竣工验收决算后两个月内归档。
5、设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。
6、财会类档案应在每年年终立卷,由财务部门保管二年,于次年五月底前归档。
7、产品类档案应于试制鉴定后或正式投产后两个月内归档。
8、声像类档案应于录制编辑试放后两个月内归档。
9、实物类档案应于次年五月底前归档。
四、立卷归档要求
1、档案制成材料质量优良,字迹工整,图像清晰。
2、归档材料收集齐全、完整,审核、签发手续完整。
3、不同保管期限的文件材料分别组卷,卷内文件排列条理有序。
4、案卷标题简明确切,能正确反映卷内文件内容。
5、填写《卷内目录》一式三份(一份订卷内,一份交学校档案馆,一份部门留查),字迹要工整。
6、填写卷盒封面和卷内备考表。
7、整卷装订的案卷要整齐、结实、美观,按件保管的案卷按件装订。
8、填写移交目录一式二分,交接双方签字盖章。
 
                                           河北农业大学
                                二○○八年六月三十日
 



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